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Was kostet ein Mitarbeiter wirklich?
Beim Einstellen rechnen viele mit dem Bruttolohn. Die tatsächlichen Kosten einer Stelle liegen deutlich darüber. Wer sie kennt, entscheidet anders: über die Stelle selbst und darüber, welche Aufgaben sie überhaupt enthalten sollte.
Aktualisiert Oktober 2026 · Ca. 7 Min. Lesezeit
Bruttolohn ist nicht gleich Kosten
Der Bruttolohn ist der Betrag, über den im Vorstellungsgespräch gesprochen wird. Für den Betrieb ist er nur der Anfang. Zu den vollen Kosten einer Stelle gehören:
- Bruttolohn
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
- weitere Abgaben und Umlagen
- bezahlter Urlaub, Feiertage und Ausfall durch Krankheit
- Suche: Anzeigen, Vermittlung, Zeit für Gespräche
- Einarbeitung: Wochen, in denen zwei Menschen arbeiten und einer lernt
- Arbeitsplatz, Ausstattung, Software, Lizenzen
Die genauen Arbeitgeberanteile hängen vom Lohn und von der Krankenkasse ab. Ihr Steuerberater oder Ihre Lohnabrechnung liefert die Werte für Ihren Fall.
Kosten pro Stunde richtig rechnen
Wer wissen will, was eine Aufgabe kostet, braucht die Kosten pro tatsächlich gearbeiteter Stunde, nicht den Stundenlohn.
Die tatsächlichen Arbeitswochen sind die Wochen nach Abzug von Urlaub, Feiertagen und Ausfallzeiten. Damit lässt sich jede Aufgabe bewerten: Stunden pro Woche mal Kosten pro Stunde mal Arbeitswochen.
Selbst rechnen mit dem Einstellungs-CheckEine Stelle ist ein Bündel
Die meisten Stellen bestehen aus Aufgaben, die einen Menschen brauchen, und aus Aufgaben, die nur bei einem Menschen gelandet sind, weil es früher keine andere Möglichkeit gab: Telefon annehmen, Mails sortieren, Belege ablegen, Daten abtippen. Wer das Bündel aufschnürt, sieht oft eine kleinere, besser zugeschnittene Stelle. Und eine, die leichter zu besetzen ist, weil sie weniger Routine enthält.
Eingesparte Zeit ist nicht eingespartes Geld
Wenn eine KI fünf Stunden Routine pro Woche übernimmt, läuft das Gehalt trotzdem weiter. Wirtschaftlich wird die Zeit erst, wenn etwas daraus folgt: Überstunden fallen weg, eine frei werdende Stelle wird kleiner neu besetzt oder gar nicht, oder dasselbe Team schafft mehr Geschäft. Die größte Wirkung entsteht oft nicht durch Abbau, sondern durch Stellen, die für Wachstum gar nicht erst nötig werden.